2013年9月19日星期四

會計辦公室攻防戰(三):四面楚歌

收到讀者C來信,她情況似乎很惡劣,詳述如下:

C本身是一位會計主任,公司也是典型國內設廠及出口貿易,手下有兩位會計文員在公司年資已過了十年,C是典型「空降」式主管,而上面還有位會計經理,據來信說她與老闆有不尋常關係,其本身程度不高,平日只屬傳遞老闆訊息及看看公司出勤,儼如公司「事頭婆」。

由於C是書院派,大學畢業後從事本地審計行多年轉出來,由於審計工作是按「項目」計,鮮有應付日常辦公室經驗。

由上面資料大家都知道問題出了在哪裡,經理與文員相熟及合作無間,整間公司其他部門的工作關係建立得很鞏固,C與其他部門開會,人家都覺得她不熟悉公司運作,寧願跟她資深的手下談,遇著有大事發生,其他同事都直接找她的經理商議,C的功能像完全被「架空」,此外,在閒時她也覺得所有同事是有意避開她,在茶水間有意無意地談論她,細聲講大聲笑,令C萌生退意。

由審計至商界已屬「轉型」


其實C由審計轉出來商界,雖同是會計業,但嚴格上已經是「轉行」,上面提及審計是「JOB BASE」,但商業是「ROUTINE BASE」,不是做完一套會計報表審核便開展第二家公司再做,在人和事上,你仍然是留在這家公司走不了,日常工作便需多靠關係去達成。

我估計C對同事平常太率直,慣常可能常說:「外面是這樣做法」,「按會計準則是這樣」,「這些例子在外面根本不接受」,因為每家公司文化都很不同,這除了挑起同事反感外,也觸動上司的「自卑心」,因為鋒芒過露,令上司覺得自己「head 佢唔住」。

耐心地多考量別人的出發點


無論上司與老闆是甚麼關係,我們不用多心,總之老闆安排這個是你的上司便一定有他的原因,聘請C自然有公司的作用,例如希望C去補足經理不足之處、應對年度審計稅務、處理一些公司法規的工作,甚或是將流程規範化。

所以C一開始應該用謙虛態度,慢慢去理解,適應公司的文化,上司沒有請你發言,只需靜心去細聽人家說話,分析,有不明白時,應虛心請教經理,並向上司表示自己只有審計經驗,商業或廠務運作還需要向上司學習,從而建立上司對自己信任,不要因為覺得自己專業知識比上司好便目空一切。

對下屬或其他部門同事,只需要擺出「只想解決工作問題」的態度,初時不要事事提太多意見,多與他們了解現時慣常做法及背後原因,如真的有不通之處,待取得上司支持後,與她一起再細心與他們商議如何改善工作流程,但應請上司發指令及予以尊重,切忌「喧賓奪主」。

2013年9月13日星期五

劏房對社會有什麼影響

我是七十後,小時候家境不太好,沒能力負擔去租整個單位,「上樓」(申請公屋)也不是一時三刻,像我家庭便輪候了20年,眼前選擇只有木屋及板間房。

什麼是板間房?其實是一個500方呎左右的單位,用木板分拆成4至5間房,中間一條窄窄的公用走廊分開,廁所及廚房也各家各戶共用,通常其中一個住戶叫「二房東」,有時我們會叫包租公或包租婆,他們未必是業主,但算是一個代理人,只負責代大業主收租金,我爸爸也當過二房東一段時間,好處是租金更便宜甚至免租。

究竟目前劏房與板間房的分別在哪?

劏房分類及構造


目前香港的劏房其實是分開工廈劏房及私樓劏房。

工廈劏房就如大家在電視看到的,在工廠大廈單位分拆出來,可能是貨倉也可能時舊工業時代廠房,須注意這是違反土地用途,因為工廈不是給人住的,把內裏單位設計成住房是違法的,且一般這些劏房設計十分簡陃,也可能用普通木板分隔房間,情況有點似以往的板間房。

因為工廈設計問題,廁所及沖涼間也是公用,雖然租金很低(約2000元甚至以下),住客通常是開工不足的基層市民,甚至未上樓的綜援戶,在職貧窮家庭也不少,環境是非常惡劣。


除此,工廈劏房沒有板間房的二房東管理,所有問題都由租戶自己解決;加上租戶一般貧困,部分連基本租金都交不起的便搬出(當然有些是「上樓」或環境改善),所以住戶流動性非常大,人與人關係十分疏離,衍生的問題較板間房還要多。

私樓劏房與工廈的截然不同,這是在現行住宅單位以石屎或磚磈分隔,房與房之間有獨立的廁所和洗澡間,甚至煮食,所以地產代理稱之為套房。一般是開放式,部分唐樓更是獨立大門直出樓梯,實質上與獨立單位無異,只是不算一整份業權。

有一開二至一開四,筆者跟朋友去看過,部分在銅鑼灣的超大單位(2000尺)更有一開七至八,平均每間由80至300方呎也有,價格按地區及面積而定,月租兩、三千元及過萬元的也有。以筆者所見,環境有些很不錯,如有海景或非常開揚,而租客往往是單身或未婚專業人士,如我們年輕會計師為數也不少。

私樓劏房風險較低


工廈劏房除以上所述問題外,如在居住時間發生什麼意外,保險一定不賠,因為租戶是違法居住,也因工業大廈不宜居住,潛在危險絕對較住宅大廈高;另外,經過近年傳媒報道後,社會反響也很大,相信政府是會率先取締這類工廈劏房。


不過,私樓劏房的風險明顯較少,因為套房非常獨立,筆者不熟悉相關法例,以下如有錯漏請不吝指正:我聽過地產代理談過這些存在灰色地帶,私樓劏房在土地用途上一定不算違法,主要視乎大廈公契中的使用條款,有否明確表示不能分拆作出租用途,最大問題是租金如何打印花稅;加上這類劏房在港島及九龍市區甚為普遍,租金較貴及租客普遍質素較高,所以租客覺得這類套房潛在風險不高。


上面也提及過,很多年輕專業人士如會計師或律師,都不抗拒租住私廈劏房,原因是用較便宜租金但具較優質的環境,除了面積小一點外,地點與質素都不比其他單位差;專業人士工時長,平時出外活動多,逗留在家時間短,只要環境舒適,面積並非首要考慮(當然是比對租金而言)。


我認識一對在四大會計師行當審計的朋友,其中有一位已是經理,但他倆仍選擇租住市區劏房,除了少時間留在家中,他們父母的住處也較偏遠,每天到中環上班下班交通非常不便。此外,便宜一點的租金也可快點儲首期買樓,所以兩人雖各有數萬元收入,但仍選擇在市區租住劏房,可惜樓價升幅遠超他們升職加薪的幅度,所以要求目標也愈來愈低。

應有存在價值


由此知道,私樓劏房的問題未算很大,法律上亦存在很多灰色地帶,否則地產代理也不會張揚地招租。況且市面上已有很多套房租出,任何階層也有,要取締並不容易。

此外,住宅租金高昂,大部分市區單位月租已超越一般家庭月入,政府雖然很努力回復住宅土地供求平衡,但每年2萬個單位又能否短時間把租金推回至市民可負擔水平?

低息周期還未見完結,樓價回落無期,但工資上升水平又追不上,有什麼辦法可以應付市民住屋難的問題,所以筆者認為,目前私樓劏房在香港是有存在價值的。

2013年9月5日星期四

會計辦公室攻防戰(二):中港合作

近年中國內地經濟增長快,很多國內投資者到港成立公司,所以很多工作最初由香港人主導,變成現在反過來由國內人主導。

近日中港矛盾加深,加上國內老闆作風跟香港人很不同,很多朋友都不願跟國內人工作,但始終國內增長大,外國經濟也不振,如不揀國內背景公司工作,現今求職的選擇的確少了很多。

要與國內老闆/上司合作並不困難,了解他們想法及工作方向便能對症下葯。

今次例子也是位女孩子,是半工讀念夜間大學,工作表現很好,因為公司賣盤,由一間國內上市公司接手,所以集團財務總監直接向香港同事查賬及指導工作。

由於國內管理人員想保持靈活變通,也習慣不喜歡解釋什麼,便向下屬發指令及要求,所以管理方式是top-down approach(上層壓下層);在香港文化中,追求人人平等,管理思維似西式,是通過討論去得出解決方法,屬於橫向式(Horizontal)管理。

兩者其實都各有好處,後者是合適管理專才及高知識份子,缺點是費時及效率較低,難具備一致性(解決方法是下放權力給分部主管及問責制);前者好處是團隊一致性強,指令直接下達及免爭拗,但因為沒決定方向可尋,下屬無從估度老闆需要,難免有「人治」的感覺。

所以女孩子非常不習慣這種模式工作,國內上司也不太願花時間聽她意見,彼此分岐日深,最後女孩子要放棄這份工作,誠如上面所講,要刻意不考慮沒國內背景的工作,加上女孩子不是大行出身,英語也不算好,要在香港入外資機會更微,最後只能到一些小型港商當會計,工資跟以前都差一截。

其實面對這種管理模式,取得上司的「信任」是很重要,如上篇所講,先不要心懷對抗,應向以後怎好好合作的方向去想,國內上司指示的東西照做如儀,雖有時可能他們不明白箇中情況及困難,但盡量想一想辦法,盡力先做好,在期限內做不完,應主動向他報告及解釋原因,不要給人印象是推搪或不想做 。

他們的好處是指令是嚴格下達,但摸通他們需求,其實反而較香港老闆更易應付,因為他們較少吹毛求疪,通常解決事件便可以交差,所以你給他們感覺是忠誠,盡力做好他們工作,相對不合作的其他港同事,你便會較有「優勢」去取得信任,國內上司有一個好處是,當他們信任你,覺得你是合作的同事,往後的路你便很好走,所以通常覺得這範疇的你是攪得掂,以後只要沒有「鑊氣」或「政治不正確」的東西,他們一般都不想煩你,甚至到時由得你怎做也好。

所以面對國內上司管治,不用太灰心,其實有危也是有機的。