2009年6月23日星期二

管理會計(Management A/C) 系列 (二) – 預算篇



前言

在第一篇管理會計出後,相比講升學,或其他full set a/c 話題,似乎反應都唔算好,追問番好友原因,佢話我講得太深,因我的長期blog 友,多數係在讀AAT或文憑的學生,除應付考試外,一般做野都唔會做到咁複雜,就算部分資深的老友,好多都已是會計師,甚至是教書,咁佢地真係冇必要由LCCI higher 或AAT paper 3 level 既野再睇一次。

所以我自己都有少少唔想寫落去,同埋,大部分會計朋友都一定比我更熟,自己是有點點『獻醜』倒不如『藏拙』吧!反正都冇人追我稿,即係需求低,不如節省大家看的時間吧。

但個人做事總唔想有頭無尾?咁唯有寫多一個會計界常見的詞語-預算(Budget)便算了,是否再寫下去,就按需要決定吧。

以下講緊係兩堂以上既野,所以會詳細少少,有興趣的可以分段去睇,唔必要一下子睇哂,慢慢睇,慢慢消化,有興趣而唔明可以問,或者指教在下都可以。

何謂『預算』(budget)?

其實每天我們都身處Budget之中,例如你早午餐一般情況會食幾錢度,每日搭車等等,你會budget到每日,每星期,每月的洗費,再對照番你既收入,去決定可以洗多d?抑或洗少d,今個月比幾多錢伯母,或可以買d咩比女朋友(通常係碌咭!因為正常你係買唔起!XD)亦即係我地所謂的『量入為出』,而目的是去達到『收支平衡』。

一個人要預算,同樣,一間公司涉及更多唔同人運作,變數會更加大,例如你收入唔係穩定,你要應付既環境變化(成本)會更多方面,如賠償等,其他可控制的東西,你更加需要有預算去準備,所以budget應該盡量有多D人參與,唔好個會計同老細兩個坐係度『閉門造車』,咁會失去事實的效用。

預算並不一定指金錢上,你行動上都可以是預算,如你打算去邊,打算做什麼,與什麼人吃飯,往往這亦會與你金錢上的有關,所以預算主力視乎我地打算做些什麼,行動與所需金錢是式式相關。


Source from: Mr. George Brown, Edinburgh Napier University

『預算』的用處

傳統上,budget是給老板們『心中有數』,等佢地預知未來大約要洗d咩錢,做d咩野,檢視手上籌碼,作為未來的資源分配計劃(resource allocation planning)。

預算亦可以搵出管理問題,例如點解會成日out budget,要找出是公司既問題,抑或係人既問題,從此知左問題後,可以容易搵出解決問題的方法。

同樣,透過budget與實際結果比對,可以作為管理層表現(Performance measurement)及獎勵(Remuneration System)之評審標準,鼓勵他們做得更好。

預算(Budget)與預測(Forecast)

好多人都攪唔楚呢兩個字分別,我大致用自己所知解一解。

預算(Budget)係按一個期間,如年度(Annual Budget),季度(Quarterly Budget),甚至按月按日等去做,但所設定的budget figure是不會變,因為這只是一抽預計數字,或者是你們(公司)所期望一堆數字,作用是為這一刻規劃未來資源,以及事後參考,常見政府的預算案,政府果年定左洗咁多就咁多,好少會改,就算改都係政治因素 (Political factor)?如曾特首視民望如浮雲後被政治壓力團體炮轟一輪,最後都係改到唔知似乜一樣…..

預測(Forecast)就不然,如七天天氣報告,尋日話星期六會好天,天文台會按實際情況改變預測,如有颱風改方向迫近,咁星期六天氣可能變壞,咁係會改既。

在會計來講,Forecast 又有人稱 Rolling Budget,即係隨時按情況會郁,以應付變化特多的環境及因素,常用有如Sales forecast,舉個例,在上年九月雷曼爆鑊前,很多公司的Sales forecast相信跟年頭所做的已相當不同了,這是forecast的好處。而唔好處當然係成日改,亦好難做比較,因為已經變哂。

預算與預測實用情況

由此可見,對於變數大的figure如sales,我們一般是不會做period budget,budgeted sales 只會在考試上見到,因為經濟氣候變化太快,很多美帝國大公司與你簽了約,都可以在經濟不景時,不停地找你碴子,企圖退貨,甚至不找數,你budget一段期間的數有什麼用? 難道有張新的大單,有利可圖而你不接嗎?

一般來說,sales 與 cash flow 這些每期不同的東東,所以需要定時去改變,以使更貼近現實,我們是會做forecast 多,在後面我們介紹如何去做一個sales 或 cash forecast,談不上正統(什麼是正統?),但我趨向簡單實用,你們可以按情況而變成合適你的設定,而budget 來說,一般我們會做一些Fixed nature一點的, 如G & A Budget (General administration expenses budget)

『增長』與『按需要』的預算

以上兩者有點似你地讀書既Incremental budgeting 或Zero-based budgeting (ZBB),但強調並非完全一樣,只係類似的東東,大家只需要用正常通識,即係common sense去理解就得,唔必要睇番書。

由於只係預算是估估下的東西,在中小企層面我唔認為需要太費周章,因為我們需要講成本與時間效益,但所有budget 都要有一個assumption出來,換句話講:你點估個數出來,咁『增長式預算』就係最原始,最簡單做法,例如人工,因為這世界我地有通脹(inflation),今年公司合共人工要10萬,老板話平均預算會加10%,變左你要預算下年同事人工變成11萬。

以上就係assumption了,係有根有據,你係根據以往既人工支出,再加上一個可靠既變數,如老板話加10%,其實你已經做左出年人工既預算。

『按需要預算』係再進化少少,同Zero budget果樣係類似,我想你地考慮個G&A budget,究竟仲有冇果類野存在,簡單講,公司有10個人,上年人工10萬(假設人人一樣1萬,方便解說),老細話下年加人工10%,但裁兩個人走,咁下年個預算就唔係11萬,而係8x1萬x1.1=8.8萬。

點解會話類似ZBB?其實你地要諗多D 野,上面提過,做budget 唔只係會計同老板既事,其實運作部分都要比一d意見,所謂叫『交budget』,佢地提出有咩洗費,大家在制定時諗下係咪真係必需,由於某d洗費,係方便某d同事做少少野,但對於公司係一個大負擔,咁作為會計同老板,應該諗一諗有冇更好的替代品?而唔應該同事話要洗,我地只係做paper work,搬番落個budget度就算。

制budget 的技巧

而做budget亦無謂攪得太複雜,分得太細,試過有北京同事交G&A budget比我,廁紙用幾多又一行,清潔費又一行,這正是我第一篇講既資訊雜訊(noise),因為管理會計係比老板做決策decision making,你放太多細項目入面,只會加長佢地審閱既時間及精神,減弱左你報表既效用,所以盡可能將一d大類既費用項歸類,你可以在後面的附註講下你base on 些什麼去計出來。

第二點在第一篇都提過,但有需要再重覆,真是無必要估到小數後兩位,我亦唔信你估到咁準,更唔相信一個分類總數的幾蚊幾毫幾仙會影嚮到一個管理的決定(unit price就不同,因為會乘大條數,咁會好顯著下)。

格式我覺得用番平時P&L,大家會方便比對及好睇一D,始終你會拎番個actual 出來做比較,當然最好都係先簡化平時你們的管理報表較好。

最後是要提醒一下,所有budget的數字都要有根有據,每一個數字你都要解到出來,唔係亂咁估,但世事無絕對,最可靠方法梗係同有關人仕一齊去估(因應佢地具備在某方面,比你有更好既資訊及認識),但現實社會往往事與願違,當同事冇咁得閒entertain你,而你老板多數都係不負責任,只要你交數,但乜都係你諗掂佢時,咁你真係只有降低個quality架勒,由同大家一齊去估,變左你去部門同事度拎一d資料,try your best estimation去估個數出來,可能既話,再拎去同有關同事傾,佢地通常都唔知咩黎,咁你地就睇情況,去執個老板想睇到既budget出來,再比建議佢。

Sales forecast

其實Sales forecast (銷售預測)是很難一概而論去解怎做,最準確做法是本身公司有良好銷售訂單系統(Sales ordering system),可以在早一點預知下期走貨的詳細資料,再預估出未來月份銷售的金額。

當然有些中小企對sales們是行銷售目標制,即係所謂要sales meet quota 或target,咁會計做forecast就要諗下在過往老細諗既數(佢地expect sales 可以做幾多出黎),同實則佢地跑到出黎既數差幾遠,例如七到八成咁計,咁你咪將下個月QUOTA數估做75% 囉?但會計人一般都係比較保守,revenue 我覺得可以估細DD,expenses 估大少少係冇問題,但過份保守會影嚮你報表既準確性及可觀性,所以呢d要你地自己去衡量點做係最fit。

如果真係又冇order system, 又冇quota 制,甚至你係零售業,咁最多你只能按淡旺季(seasonal effect)去估個sales,舉個例,上年一至六月的sales分別係 100k, 120k, 200k, 280k, 140k, 80k,今年頭三個月係70k, 85k, 145k, 你可以睇到今年大約係跌30%,而你公司好顯都係有一個淡旺季的效應,咁跟住四至六月,你唯有將上月同期既sales打番70%便算,反正係估架者。

但要玩再準確d,你就要睇番行業既銷售系數,甚至拎番一d經濟指數預測去做assumption,難度就唔係高,睇你有冇必要,同你要做到幾準囉?當然,越準既數,成本同時間都越高,只要你公司負擔得起吧!

Cash forecast

其實在我地做野黎講,cash forecast 反而係最重要,因為呢個係做我地會計或corp fin 做decision making,例如我地黎緊係咪要拖人數?同banker傾facility借錢,簡單d如攪下factoring (即係所謂同銀行賣單, 其實唔係真正的賣, 只係將張客單押比銀行,銀行再借筆錢出黎比你用,當客找數銀行會收左佢,扣番你手續費及利息),甚至我地要同客傾下早d還錢,或同供應商傾下遲少少找數,如唔肯,我地又要諗下可否做 invoice financing,甚至要同銀行傾medium term loan(如政府最近D SME loan)周轉,cash 對於公司來說係非常緊要。

要做一個好的cash forecast 係唔容易,準唔準主要睇你手上d 資料既質素,如是否update? 同埋你要預計埋客找數既pattern 以及之後你要比d 咩錢。

首先,你要有sales forecast,再要簡單分析,有幾多客會有幾時會找數,幾時你又要找數比邊個邊個,因為每間公司個情況都幾唔同,所以我用番textbook既例子比你睇一睇便算,有問題你地可以再問。



你地睇到,第二個月尾bank balance 係負數,即係唔夠錢找數,咁你一早知左,就要及早諗辦法比老細決定點攪勒!

總結

以上知識唔可能拎住出去,就可以解決哂所有中小企公司問題,因為大多數中小企管理系統較差,人力及各方資源都不足,所以真係冇乜邊個會計或文件系統係做得好。

管理層高估自己/公司能力,對同事作出過高要求,而忽視本身需要有關,要明白你老細想你地做好盤數之餘,當然更想你買埋早餐奶茶咖啡,總務人事船務秘書一腳踢,亦唔可能出太多人工請專材,仲要係穩定既人材返來,個個會計做三個月半年就走,你接手返黎既野唔係蘇州屎已經係執身彩,仲想攪好以上呢d野?好像有點痴人說夢吧!

我覺得,以上既野,你地有個概念就夠,有時我明白唔係你地唔識做,係公司情況唔容許你地去做,不過點都好,你自己識做就夠,萬一遇到個老細好,你做落d鑊氣野又攪掂哂,不妨真係幫老板諗諗佢,為自己同為公司增值,其實世界上僱主同員工唔係冇雙贏,只係比較上,天下烏鴉一樣黑,與其外面d老板古靈精怪,你遇到個好d,你留低係度做好d,老板楂既資訊好一d,管理改善一d,公司競爭能力又大一d,最後你同老板都可以搵多d,呢個係事實,所以書與各位共勉之。

預算做得好與否,或者有冇效用,真係要睇管理層的支持度有幾多,預算這工作亦關連到全公司的資訊數據(文件)系統,唔一定話要setup 一個貴貴ERP至做得到,最主要係睇你老細與同事有幾合作吧!所以做得唔好不用強求,盡能力便算,夾硬去推樣野出黎,得罪全世界,最後你老細都係要炒你!歷史告訴過我們:戊戌維新中的康有為及梁啟超,光緒便是一個活生生例子!

17 則留言:

匿名 說...

寫得好好, 我都係做MA, 所以睇上來特別有Feeling. 其實我好鍾意做MA, 因為自由度大, 同埋可以更接近管理層既思考模式, 學既唔單係點樣做一盤數, 而係點樣去做一盤生意. 希望可以多d睇到呢方面既Topics, 很期待待續的內容~

bittermelon 說...

JIMMY兄寫得好好,在執行budget上,成日都聽到有dept為咗下年唔比人cut budget,就算今年明明budget用唔晒,但就夾硬用晒佢,唔知有無辦法防止?

WYJIMMY 說...

其實係睇決策者點諗, 個budget 佢地要批架咋, 所以決策者想改變, 唯有索性用zero-based budgeting, 但我係CEO, 我會請個COO返黎做呢D 野.... 搵佢做衰人, 我就勸交做好人, 不過套新的budget 照行.... XDDDDD

WYJIMMY 說...

匿名兄, 多謝支持! 負擔重, 所以唯有向MA 及corp fin 發展(起碼收工stable d), 得閒多黎交流下?

因為我做既都幾十人公司, 所以都唔算太專, 所以有咩真係要賜教一下....m(_._)m

benjiwong 說...

Our sales people always gave me wrong info. Even in the middle of the month, they can give me a forecast for the month that is off by over 40%. How am I goign to plan the cash and tax? How about raw materials? At the end of the day, the cash flow is the problem.

WYJIMMY 說...

唔係踢波, 呢個係管理力度問題, 我個人淺見係, 要investigate 下佢地唔準既原因, 呢樣真係要sales 最高 management 參予及支持, 冇top management support既management system 一定失敗收場, 我地只係會計仔或財務部一名(not 財仔! ), 如果老細諗住我地能夠走去改變到sales 既culture, 咁我地應該坐CEO 而唔係佢...

所以我上面個大前提都係, S/O system 做得好, 你根本都唔係base on 佢次次交數比你, 而係你上system度睇, 我一般都收哂所有s/o 做好當月summary, 你諗下, 佢地produce 個future report唔係一個daily work, 佢地只當ad hoc野做, 仲要整d 野commit 自己commit 老細, 份野唔假就奇!

所以S/O system 唔好, 真係要由基本諗起, 起碼有個s/o register (excel), 說服咁都係benefit sales dept 既info record 可以好一d, 佢地易trace一d, 最後我會拎住份draft sales forecast去同sales 老頂傾, 有冇book 漏, 會唔會有d 新既單入, 成數有幾大? 當然最好有 supporting, 自己再去 judge 下佢講既野有幾多成, 再make assumption project 個sales 及 cash forecast...

做commercial 最難唔係點砌d figure, 而係打人際關係.... 或者點用管理技巧及手段, 所以點解有d會計係值錢,點解有牌楂幾個master 都係 10零k? 我覺得就係咁...

Higo123 說...

Budgeting 呢味野,大概只係好大既公司(或姐政府資助機構)先會較認真咁去做。無花初入行果幾年,就真係做budget做到PK,一年做幾次,次次D數改來改去,未到最後都吾知班老細king成點 。Budgeting對於無花泥講,只係各部門呀頭分配資源的遊戲,同向美國總公司交數罷了。

一般公司,大概好小做得咁詳細。公司生意穩定,做吾做buget都冇所謂。公司如果生意上落大,花各部門D老頂時間做buget,不如叫佢地諗下點搵銀子好過。

不過每個會計師都識budegting,因為考試要考

WYJIMMY 說...

無花兄講既都係好現實既事, 遠古時我在napier 時睇d study 都係咁講: "筆直"千樣萬樣唔好, 但仍最多人用, 因大老細睇左咁多年"筆直", 冇左個"筆直"佢地好似唔識做生意咁... 縱使跟住最後一定變到九彩, 佢地係慣有d management guideline 比自己咁....

大膽d 有創意既新一代楂fit人, 都會趨向用scorecard, 或者KPI, 根本情況變化太大, budget 一定唔準...

至於你話會計師因為考試會識budget, 咁AAT 第 3 張已經好詳細go through budget點做(lcci higher 都有, 但簡單d), 但好實用地做中小企筆直, 我諗唔係個個從業員都識.... 起碼我in 好多人都唔識.... (考緊QP都係...)

higo123 說...

I guess "大膽d 有創意既新一代楂fit人" would not relying on any form of budgeting at all. Just let the company goes as it is would be fine. The ultimate fate of most companis more or less determined by its business, not how good you are in doing budgeting or forecasting.

WYJIMMY 說...

無花兄你講budget 既實用性方面, 其實由上世紀已經很多爭議, 尤其管理層完全用佢作為management tools, 咁當然值得深究... 但佢最大好處係豐儉由人, 你玩好大都得, 你只係好rough去做少少assumption亦得, 如我博文例子入面都講過, 你聽日去邊度食飯, 同d 咩人食飯, 都係一個budgeting... 所以好多中型企業都係用budget 為主...

我會認為都係depend on 個degree of reliance, 如香港一般中型企業(小型如10零人果d 就唔講, 佢盤financial a/c update與否都成疑, 講咩budget?), 老板們都係作為一個參考指標, sales 及 cash forecast 其實對佢地都好重要, 起碼簡單d 既決定, 如係咪要拖數, 係咪加緊追單, 呢d 基本功能forecast 都總會幫到忙..

如果要做investment 的decision making, 如你老友即我老師napier paul sir講, 相信最後個judgment好大程度都係base on intitution, 所有做d 咩野capital budgeting 都係參考下, 有個框幫下自己, 就算你玩quantitive business 果d 好complicate既model, base on 好有quality 既research data, 用哂 differentiation 去計一大輪, 其實最後outcome 都唔會有 90% + 準...

所以我覺得budget 只不過係參考既figure, 要有幾高quality就視乎你需要及你願意付出幾多

而management tools 方面, 好多大公司如IKEA, motorola 佢地都用KPI 或者scorecard 去玩, 其實KPI 都係官樣文章, 正所謂上有政策, 下有對策, SCORECARD 成本亦都太高... 好視乎管理層取態... 所以細有細玩, budgetary 比人鬧足幾十年, 一樣仲咁多人玩就係咁解....

Bill Hong 說...

WYJIMMY,

great article on budgeting. no doubt! the key on budgeting is getting revelant information and try to be a couple of steps ahead. I have seen companies got destroyed based on not properly following budget and lack of quality management making adjustments during the process. KEEP UP the good work!! your advice is always invaluable!

WYJIMMY 說...

謝謝您BILL, KEEP IN TOUCH

匿名 說...

jimmy哥哥,你寫得真係好易令人明白,
比起我返學聽阿sir講既, 快明左幾倍!!
(我既會計資質低低地)
我好努力睇左你好多遍講解,
我明左好多我一路都覺得好深既野,
所以你有空的話, 要繼續寫多d出來,
做福人民呀!!

我係一個在不情願情況下比人放左入a/c dept道,做49仔既小職員....

匿名 說...

寫得好好,學到好多野,最重要係 concept 清晰左不少,希望 jimmy 兄繼續寫落去,等我地學多d野。

匿名 說...

小妹做了多年會計, 但近排有機會要做cash forecast, cash budget. 不是statement of cashflow. 請問可找什麼書看. 因為我就咁search cash forecast/cash budget既書是很難. 請問cash forecast/cash budget是否可在management accounting的書裡, 找到相關topic?

另外該月的cash inflows要加返one month prior sales,two month prior sales, 是否之前的credit sale? 還是什麼原因?為何要加返之前的sale?

另外第一行是projected sales是否同cash inflows要分析, 比較? 這個projected sales,註明是為了什麼?

匿名 說...

請問上文中,"用番textbook既例子" 可否告知是從那本textbook可找到這個資料參考. 謝!

匿名 說...

我想問下~課本上既Beyond budgeting 又即係咩呀?