2008年3月30日星期日

乜野係 Full set A/C? (二)

C. ACCURAL & PREPAYMENT 與 A/R, A/P 分別

作為商業會計, 所有費用, 一般都是用ACCRUAL BASIS (當期所有費用, 應在當期記入賬), 很少按CASH BASIS (即要付款時才記入當期費用) 去做, 是一般小型公司的會計, 要達至快而方便, 部分不太重要, 或不常出現的賬目, 用CASH BASIS 入賬, 如一般雜項費用。 而常見如租金, 水電差餉等, 都會用ACCURAL BASIS 入賬.. 當期應付, 但未真正已付款的費用, 則須要預計或預估, 以達至賬目在當期公平反映, 這便是ACCRUED EXPENSES (B/S 的Current Liabilities)。

同樣, 不應在當期發生的費用, 但要預先墊付, 則為PREPAYMENT, 常見如汽車保險/牌費等 (B/S 的Current Assets)。至於費用應該如何在期內反映, 則須按實際情況, 由會計的專業及經驗來自行判斷。

ACCURAL & PREPAYMENT 與 A/R, A/P 分別在於, A/R, A/P 是一般泛指Trade Debtor/Creditor (如非指明A/R - Other), ACCURAL & PREPAYMENT 其實都同樣是Debtor / Creditor, 但不屬於與公司正常營運進銷(sales & purchase), 所以不會放入A/R, A/P 賬目。

ACCURAL & PREPAYMENT 一般各自用一個會計科目記錄, 如有個別需要, 會計可以按實際再分類。(補充, 實際在Accounting Standard, Accrual & Prepayment 是受 HKAS37 管核, 類型與Trade Payable, Receivable 完全不同, 大家想深入研究, 可以參見香港會計師公會網頁的handbook中HKAS37 『Provision, Contingent liabilities and assets』)

D. Non-current assets 及 depreciation / amortization

Depreciation (折舊)

有時公司有需要購入一些生財工具, 去協助甚至直接供公司營運, 如電腦, 便是常見的例子, 業務員也要用電話去為公司接生意, 所以這些我們稱之為公司固定資產 (Fixed Assets, FA)。

最近數年香港會計準則, 跟隨國際會計基準(International Accounting Standard, IAS)改變, 所有資產只分流動與非流動(Non-Current), 固定資產很顯然需要非流動之資產(Non-Current Assets)。有關 Non-Current Assets 至少可以用 6 個以上Accounting Standard (HKAS16,40,36,38,20,23及HKFRS5), 但不是有興趣看這貼的版友想看(十分冗長, 有機會再逐一介紹)。

簡單講, 你購入一樣東西, 其壽命可以用超過一個會計年度, 你就當佢做固定資產, 每年按佢壽命年期, 攤分在本年度應分配的損耗, 這方法我們稱為折舊 (Depreciation)。

(2008補充: 有讀者send email 問, 究竟什麼才應入fixed asset, 有時有些傢俬都只是數十元, 但可能用到三幾年, 有時有些東西都不算便宜, 但很快便報銷, 究竟什麼時候, 什麼準則去決定入賬?

首先你要考慮該些物品對於賬內的重要性, 很快報銷的(一年內), 一定不能入fixed assets, 至於數十元的椅子, 你便是視乎購買類近物品的頻密次數, 我個人主張太少數目不入固定資產, 而你們規劃應以公司的資產總值及生意額去衡量, 因為固定資產其實正規要每項表列及各自折舊, 如果你覺得值得為數十元, 每年甚至每個月拿出來計一下折舊, 雖只是excel copy, 但太多項都夠你頭痛了, 那時你便會曉得怎決定是否入 fixed assets)

商業會計的折舊, 跟你們讀書時沒大分別, 我經驗中最常見也只是 Straight line method(直線法), 即你固定資產購入價, 減去估計的剩餘值(通常是0), 除以可用年期, 如你買一部電腦 5000, 可用為4年, 每年折舊便是 1250, 有關入賬方式請參閱你的教科書, 商業會計做法一樣, 亦當然有時有需要用Reducing Balance (曲線法), 而某些國家因為賬稅合一, 以前甚至會Sum of Dight, 這也是在會計學原理時您們學過。

留意, 如一件固定資產, 用開直線法, 請不要隨意轉其他計算方法, 雖HKAS 8 (Change in A/C policy and estimate)容許, 但以前相關的要重計! 所以除非是非常必要充份理由, 一般Auditor 都唔會接受你咁做。

Amortization

Amortization (攤分)Amortization 主要是針對無形資產 (Intangible Asset, 有關無形資產定義, 請參考 HKAS38 - Intangible Asset) , 您們常見的無形資產主要是Trademark, Brandname, 或 Goodwill (信譽), 它們同樣是非流動資產, 大部分按應用/議定年期進行攤分, 當期應攤分部分, 如折舊一樣, 直接在費用賬中入賬。

留心, brandname, goodwill 等是不能自制出來, 需真正由其他人手上購入 (Acquitistion)要注意是, 按新會計準則HKAS27, Goodwill 是不能攤分的, 因購入公司出現的 Goodwill, 按HKAS36-Impairment of Assets (資產貶值), 須每年做impairment test, 決定是否出現貶值, 做法可按香港會計師公司網頁 e-handbook 所述處理, 或者聯絡您的Auditor。