2008年5月19日星期一

乜野係 Full set A/C? (四) - 完

G. Auditor 需要的資料

一般中小企商業會計員, 在年結需提供以下最基本的資料給Auditor:

(a) Financial Statement - T/B, B/S, Income Statement, 如為Holding Company, 需提供合併賬目 (Consoildated Statement), 因通常在年結後數個月才做, auditor 有權要求提供最update 的report


(b) 如有其他附件如sales report, 亦需要提供 debtor, creditor aging report (賬齡報表), 亦須附上全年invoice 副本, 亦需包括在來年, 按auditor 指定的invoice 副本, 以方便做cut-off test.


(c) 整年的 Ledger, 包括G/L, A/R, A/P, 以及所有相關Voucher, 亦包括來年的payment voucher, 來check 當年purchase 或 accural expenses 的真實存在性.


(d) 有關year end 所有B/S items 的detail list, 行內稱Schedule


(e) 如果有存貨 須 Stock list(存貨清單)及Stock Tag (盤點標簽), 下面再詳述


(f) 所有銀行相關的Facility Letter, Bank Statement, Bank book


(g) 所有公司的租務合約 (Tenancy Agreement), 無論你租比人抑或你租人地


(h) 所有關聯企業(Related Parties)的名單, 以及公司組織圖, 包括公司組織, 或人事組織


(i) 同事全年工資紀錄及名單


(j) 之後三個月的voucher(尤其payment/receive), 如有的話, 之後的financial statement 亦是需要


(k) 公司會議紀錄


等等 (會按需要再要求)

而大少少的公司, 或接觸大少少的audit firm, 尤其是上市公司, 可能財務負責人, 可能要與internal / external auditor, 傾埋audit 的time schedule report, 而基層的工作人員, 除以上的schedule 外, 可能要按指示, 提供佢地要的部分 working paper 及相關 information, accountant 級亦需要隨時與auditor 夾定equiry, stock take, walk through test, system flow diagram 的製定時間, 每間公司要求都唔同。

H 年終盤點

Stock Taking如公司有存貨, auditor 會要求你們在年結時盤點一次, auditor 需要參與觀察(Observation)你公司盤點情況, 實際情況是在盤點前, 會將全公司存貨清單, 包括種類, 貨名, 數量, 存放地點等列出, 並在待點貨品上, 放入盤點標簽 (Count Tag), 上文列明與存貨清單相同資料, 表示該地存放之真實數量。


Auditor 會根據貨品對整個invertory 的重要性, 向你表示要抽查的項目, 當然公司自己可以要求全部盤點 (auditor 佔用時間會同你公司計數, 如貨品值高, 其實我建議這樣做的)


難以盤點的地區, 如海外/已入倉, Auditor視乎情況, 有權要求公司證供第三者書面證明 (Confirmation from Warehouse), 甚至可能要求聘請當地認可的會計師組織/公正機構, 代Auditor盤點這些海外存貨。


Auditor 會根據你公司情況, 設定容錯度 (Tolerable Error), 留心, 如果某些重要存貨盤點錯誤, 屢次超越Auditor容錯度, 你的存貨有可能被auditor form qualified opinion(保留意見, 即指你存貨可能有問題) , 影嚮公司的審計報告。


上面提及過, Inventory 對auditor 是非常敏感的B/S ITEM 之一, 他們視為高風險地帶, 所以平日 Inventory 紀錄, 出入倉文件整理好一點, 給Auditor 好一點印象, 大家在年終核數工作亦更順暢。

I 總結

Sole Trading 公司賬目不會太難處理, 新入手時其實一個要訣係: 『上手點做, 你跟住做先。』 就算覺得佢d transaction 古怪或不合理, 即管做左先, 因為商業會計呢行的計時炸彈, 並不是會計技巧難度, 而是公司運作上的特徵 (Characteristic) 及 習慣 (Pattern), 你一下子用自己方法做左, 忽略你上手咁做其實係因為公司問題, 而避重就輕的處理方法, 兜兜轉轉咁你最後可能又要由頭做過, 或者執餐死了, 所以都係跟左佢做先, 慢慢至改番自己做法著數。


好似有d 老細對外鐘意呃呃"乙水""乙水", 扣人數唔出D/N, 比錢無啦啦扣人地都見過, 又或者你上司好多 tax planning 既野, 樣樣都唔想你掂, 對auditor 答多少少都會媽你, 你老細想你處理既野好大機會只係日常工作(Routine Work), 如開下票入下數, 做下雜務, 真正個report 可能永遠都掂唔到, 咁好似冇野學咁, 但呢d 工通常唔要求你ot 好犀利。

又可能在第二間公司, d 老細d 野鐘意樣樣清清楚楚, 要求你會計技術高, cash flow forecast, quarterly budgeting, investment feasbilities study, tax planning proposal等等, 全部要做足, 亦有機會成日要同其他部門夾野, 或追佢地野, 定working schedule 幾時要跟乜, 甚至要同bank 傾 facility, 及同audtior 傾下公司最近planning, 夾下點樣做至最令公司有最大benefit, 呢d 工好處係學到好實務既知識, 但通常都係做餐死, ot, 假期返工, 甚至拎番屋企做。


所以所謂full set 含義係好廣泛, 咁你睇web online job search或報紙, 見到full set book-keeping, 主要就係前段所提工作, 但現今社會要求智慧知識性, 實務工作, 以及是否識去執生, 呢d 都要靠平日努力留意, 我覺得亦唔駛真係太怕做唔黎, 你係老手, 人工高d, 老細對你容忍自然唔係太高, 但你係新手, 人工幾k, 老細請你預左要教少少, 或者你做野有機會錯, 老細要平野, 都預左你係咁, 所以唔駛太緊張, 慢慢做, 最後記住商業會計員一個實用格言:


唔急既野快手做,

好急既野慢慢做!