2008年3月9日星期日

乜野係 Full set A/C? (一)

此乃原創文章, 由本人所寫, 如要轉載, 有勞大家列明出處, 謝謝!

相信不少會計求職者, 都見過登報或網上招聘請會計, 都要求FULL SET A/C, 究竟咩叫FULL SET A/C 呢? 我嘗試用自己有限知識, 由淺入深講起, 有錯請各方同業指教為要。

A. 完全簡單型 Trading

聲 明: 請各位資深同業不要以HKAS18 Revenue 角度去睇以下例子, 我作此例子只方便新手明白, 未必會符合最新Accounting Standard, 尢其cost 及expenses 的term 解說方面, 到最後有需要解釋HKAS18 Revenue 或有關 Accounting Standard 時, 我會再詳細講清楚, 請勿見怪

要先由公司類型講起, 如最容易做的公司咁計, 就係一買一賣的TRADING (貿易) 公司, 這些公司特性 (Characteristic) , 是接到單 (Sales Order)後, 才安排採購, 安排出貨, 再連同發票 (Sales Invoice) 送到客戶 (Customer) 手上。 其間, 公司運作盡量不牽涉任何存貨 (Inventory), 所有會計項目交易 (Transaction) , 只會出現 sales, purchases, inward/outward freight, expenses (如salary, stationery), 或有一個bank a/c 收錢, 付錢 (假設全現金交易)。

咁呢類公司所謂full set a/c, 其實 balance sheet( 以後會用B/S 代表), 只有bank a/c 及capital, 以及retain earning 幾項。

而 income statement (前身為 profit & loss a/c, 以後用 P&L 代表)的trading 部分, 只有 sales 減 purchase 再減所有 direct cost 如 freight , 得出gross profit(以後簡稱 GP), 減完其餘支出 (expense, 以後簡稱 exp), 得出純利 net profit (以後簡稱NP)。

B 賒賬記賬 (A/R, A/P)

咁 客仔幫趁耐左, 冇奶油咁笨唔同你講賒數; 又正如你同供應商買野熟左, 又冇理由唔傾賒數 咁雙方就會傾數期(technical 一d 叫信貸條款, Credit terms), 如我比你拎貨後 30 天至付款, 咁行內叫OA 30日(Open Account), 即唔理對方用任何方法, 總之30日後付款比我。

咁你做既客仔多, 就要記賬入簿(電腦)啦, 呢個就係記入應收賬(Accounts Receivable, 以後叫 A/R)啦, 亦即係你地讀書果時既Trade Debtor。

同樣, 你都賒左人地(供應商, Vendor)數 , 咁又係另一盤賬, 叫應付賬(Accounts Payable, 以後叫 A/P), 亦即係你地讀書果時既Trade Creditor。


A/R, A/P 是記錄個別客戶, 供應商的相關買賣, 收/付款記錄, 當中可能包括退貨(Returns)/折扣(Discount)等, 而其餘會計科目, 如bank, expenses 等, 則記錄在總賬(General Ledger, 以後簡稱 G/L) 中。

由於會計系統是Double Entry 制, 有入便內出, 為使所有G/L 的期末結餘 (Closing Balance)都可平到數, 所有A/R, 及A/P 的期未總數, 都會放在G/L 一個Control Account中, 將所有Closing Balance 的數目記錄在試算表 (Trial Balance, 叫後簡稱 T/B), 借方 (Debit)總和與貸方 (Credit) 總和相同, 咁就叫平到數, 再如你讀書時一樣, 將 T/B 相應項目, 分別填入 P&L (Income Statement) 及 B/S, 整個過程就是叫FULL-SET A/C。

當然所謂FULL-SET, 其實就是整個過程中, 涉及記賬, 以及連帶相關的工作, 你都要識做, 如你找數, 會安排付款, 你要識開支票 (Cheque), 複雜少少如bills payment, L/C 等我唔在呢個階段講住 , 而正常你可能要做番傳票 (Voucher), 記錄你今次Double Entry 的 Transaction, 以及定時檢討A/R 賬, 客戶是否欠數過期不付, 你要與業務部(SALES)或老闆, 研究收款的方法, 如出Collection Letter/打電話, 都是日常的full set 會計工作之一。


下次講下trade debtor / creditor, 以及accrual and prepayment 分別, Non-current assets 的入賬及折舊計算)



永不放棄

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